„Rechnet sich das?“ ist eine berechtigte Frage und verdient eine echte Antwort statt einer Fallstudie aus einem Unternehmen, das Ihrem in nichts gleicht. Die Rechnung ist nicht schwer, sie muss nur die Posten enthalten, die üblicherweise weggelassen werden.
Die naive Variante
Die Rechnung, mit der die meisten beginnen, sieht so aus:
Vierzig Rechnungen pro Tag, sechs Minuten je Stück, macht vier Stunden täglich. Automatisieren und vier Stunden pro Tag sparen.
Das ist in beide Richtungen falsch, weshalb es eine schlechte Entscheidungsgrundlage ist.
Was sie überschätzt
Sie beseitigen die Arbeit nicht, Sie verändern sie. Wenn die Prüfung neunzig Sekunden pro Dokument dauert statt sechs Minuten Bearbeitung, haben Sie viereinhalb Minuten gespart, nicht sechs. Echte Vollautomatisierung ohne Prüfung gibt es, sie ist aber seltener, als Anbieter suggerieren, und für weniger Prozesse angemessen.
Es wird nicht alles bearbeitet. Ein realistisches System bearbeitet die klare Mehrheit und eskaliert den Rest. Wenn achtzig Prozent automatisch durchlaufen, gilt Ihre Ersparnis für achtzig Prozent – und die verbleibenden zwanzig sind meist die langsamen, komplizierten Fälle, sodass die Durchschnittszeit des Rests steigt.
Gesparte Minuten sind kein gespartes Geld. Vier Stunden bei fünf Personen freizumachen senkt Ihre Personalkosten nicht. Es wird nur dann zu Wert, wenn diese Stunden in etwas Lohnendes fließen oder ein Wachstum auffangen, für das Sie sonst eingestellt hätten. Das mag zutreffen – sagen Sie es dann aber ausdrücklich, statt Phantomgehälter zu verrechnen.
Was sie unterschätzt
Wartezeit übertrifft Bearbeitungszeit oft deutlich. Sechs Minuten Arbeit können zwei Tage in einer Warteschlange liegen. Wenn Automatisierung die Warteschlange beseitigt, kann der geschäftliche Effekt – schnellere Rechnungsstellung, schnellere Antwort, schnellerer Zahlungseingang – die Personalersparnis deutlich übersteigen. Das ist häufig die größere Zahl und wird fast immer weggelassen.
Fehlerkosten sind real. Wenn manuelle Bearbeitung gelegentlich Fehler mit bekannten Kosten produziert, hat gleichmäßige Bearbeitung einen Wert über die Zeit hinaus.
Kapazität hat Optionswert. Ein Prozess, der bei doppeltem Volumen nicht zusammenbricht, ist auch in einem Monat etwas wert, in dem sich das Volumen nicht verdoppelt.
Die Kosten, die vergessen werden
- Erstellungskosten – der offensichtliche Posten, den alle einplanen.
- Laufende Betriebskosten – nutzungsabhängige Gebühren, die mit dem Volumen wachsen.
- Prüfaufwand – die neue Aufgabe, die Sie geschaffen haben.
- Wartung – Prozesse ändern sich, Quellsysteme ändern sich, und die Integration muss folgen. Planen Sie das jährlich ein, statt so zu tun, als sei es mit der Übergabe erledigt.
- Ihre eigene Zeit im Projekt – Spezifikation, Test und Korrektur verbrauchen die Zeit der Menschen, die den Prozess kennen. Das ist ein realer Aufwand, und er trifft Ihre besten Leute.
Eine ehrlichere Formel
Jährlicher Nutzen gleich (Menge × automatisch bearbeiteter Anteil × gesparte Zeit je Vorgang × realistischer Stundenwert) plus messbarer Effekt aus schnellerer Durchlaufzeit oder weniger Fehlern. Jährliche Kosten gleich Betriebskosten plus Prüfaufwand plus Wartung. Stellen Sie das den Erstellungskosten gegenüber und Sie erhalten eine Amortisationsdauer.
Kommt die Amortisation bei Annahmen, die Sie strecken mussten, jenseits von etwa achtzehn Monaten heraus, sagt Ihnen das Projekt damit etwas. Meist gibt es im Unternehmen einen besseren Kandidaten.
Wozu die Rechnung wirklich dient
Der Zweck der Übung ist keine Zahl für eine Folie. Es geht darum herauszufinden, welcher Ihrer Kandidaten eindeutig der stärkste ist – und rechtzeitig zu bemerken, wenn es keiner ist.
