Fragt man eine Geschäftsleitung, welche Prozesse automatisiert werden sollten, bekommt man eine von Ärger geprägte Wunschliste. Ärger ist ein schlechter Ratgeber – der lästigste Prozess ist oft deshalb lästig, weil er selten vorkommt und niemand Übung darin hat.
Hier ein strukturierterer Weg, durch ein Unternehmen zu gehen und mit einer echten engeren Auswahl herauszukommen.
Folgen Sie den Warteschlangen, nicht den Beschwerden
Der zuverlässigste Hinweis ist, wo Arbeit wartet. Suchen Sie die Ablagen, Ordner, Postfächer und Status, in denen Vorgänge liegen, bevor sich jemand ihrer annimmt.
Eine Warteschlange bedeutet, dass der Zulauf die Bearbeitungskapazität übersteigt. Das ist ein strukturelles Signal und im Gegensatz zu einer Beschwerde in Ihren Systemen sichtbar. Fragen Sie, wo sich Dinge stauen und wie lange sie typischerweise liegen – die zweite Zahl ist oft aufschlussreicher als die Bearbeitungszeit.
Fragen Sie, was Montagfrüh zuerst getan wird
Wiederkehrende Verwaltungsarbeit häuft sich zu vorhersehbaren Zeiten. Aufgaben, die Menschen als „den Rückstau abarbeiten“ beschreiben, sind meist Routine, mengengetrieben und textlastig – genau das Profil, das zu KI passt.
Fragen Sie ebenso, was fertig sein muss, bevor jemand in Urlaub gehen kann. Das legt Arbeit offen, die nur eine Person erledigen kann, was Risiko und Kandidat zugleich ist.
Finden Sie, wo dieselbe Information abgetippt wird
Jede Stelle, an der ein Mensch aus einem System liest und in ein anderes tippt, ist ein Kandidat. Das ist stumpf, fehleranfällig und passiert weit häufiger, als die meisten Führungskräfte ahnen, weil es niemand als Problem meldet – so ist die Arbeit eben.
Bitten Sie die Leute, ihren Vormittag wörtlich Schritt für Schritt zu beschreiben. Abtippen taucht sofort auf, wenn konkret beschrieben wird, und nie, wenn abstrakt beschrieben wird.
Achten Sie darauf, was wiederholt gefragt wird
Wenn Kollegen häufig dieselbe Person dasselbe fragen, ist das ein klar geformtes Wissensproblem. Es hat außerdem versteckte Kosten: Die Unterbrechungen treffen Ihre erfahrensten Leute.
Beachten Sie, was nicht getan wird
Einige der besten Gelegenheiten sind keine langsamen Prozesse, sondern Arbeit, die nie stattfindet, weil niemand die Stunden hat: Beschwerden auf Muster auswerten, alte Verträge durchsehen, Dokumentation aktuell halten, eingeschlafene Anfragen nachfassen.
Diese stehen auf keiner Liste schmerzhafter Prozesse, weil sie überhaupt nicht auftauchen. Fragen Sie, was die Leute täten, wenn sie einen freien Tag pro Woche hätten – die Antworten sind oft wertvoller als die Aufgaben, über die sie sich derzeit ärgern.
Dann ehrlich filtern
Nehmen Sie die Kandidaten und prüfen Sie jeden gegen vier Dinge: Kommt er oft genug vor, ist es überwiegend Sprach- statt Rechenarbeit, wird eine falsche Antwort bemerkt, bevor sie Schaden anrichtet, und kann jemand benennen, wie ein gutes Ergebnis aussieht.
Alles, was am dritten oder vierten Punkt scheitert, ist noch nicht so weit – nicht zwangsläufig ungeeignet, aber es braucht zuerst Arbeit am Prozess.
Nehmen Sie den langweiligen
Aus einer engeren Auswahl liegt die Versuchung nahe, den strategisch eindrucksvollsten Punkt zu wählen. Wählen Sie für das erste Projekt stattdessen den mit den klarsten Erfolgskriterien und dem billigsten Scheitern.
Der Zweck des ersten Projekts ist nicht die Ersparnis. Es ist zu lernen, wie Ihre Organisation reagiert – wo Prüfung wirklich stattfindet, wer es annimmt, wie Ihre Daten tatsächlich aussehen. Dieses Wissen macht jedes weitere Projekt schneller, und Sie erwerben es lieber in einem nachsichtigen Umfeld.
